La innovación requiere colaboración, y la colaboración surge del intercambio, ya sea mediante artículos Habilitar administradores de sistemas simples como este o a través de interacciones en reuniones locales donde tenemos la oportunidad de conectarnos y conocer a otros administradores de sistemas y pymes para intercambiar conocimientos, ideas y aprender unos de otros. A través de estos intercambios, se dará cuenta de que no está solo:algunos de sus desafíos son comunes en todas las organizaciones, que la mayoría de las soluciones ya están esperándolo y que no tiene que reinventar la rueda. Independientemente de la situación, hemos demostrado que existen formas creativas de conectarse, ya sean virtuales o presenciales.
A medida que el mundo continúa reaccionando a la pandemia de COVID-19, muchos eventos presenciales en todo el mundo se detuvieron temporalmente por necesidad de seguridad pública. Con el despliegue de vacunas comenzando a aumentar, un regreso a más eventos en persona podría estar en el horizonte, una vez que sea seguro hacerlo.
En este artículo, lo guío a través de nuestras experiencias personales al participar y organizar varias reuniones. Espero que nuestras ideas, aprendizajes y consejos puedan ayudarlo a aprovechar al máximo estos eventos de reunión e incluso ayudarlo a impulsar grupos de interés en sus comunidades locales.
¿Por dónde empiezo?
Empecé consultando grupos de interés locales en meetup.com y asistiendo a algunos eventos locales después del trabajo junto con mis compañeros de oficina. Después de todo, no es tan malo tener cervezas y pizzas gratis, y algunos chistes aquí y allá, todo mientras se aprende sobre las últimas tecnologías, se escuchan historias personales y se ven demostraciones geniales. Las cosas evolucionaron después de 2020. La mayoría de los eventos fueron virtuales, por lo que ha sido más fácil asistir a las reuniones virtuales durante el almuerzo y encontrar oradores de todo el mundo.
Sugerencias:puede aprovechar al máximo el evento de reunión al:
- Ser un participante activo y aprovechar la oportunidad para hacer preguntas.
- Participe en las actividades y debates:hágalo de manera respetuosa, divertida y abierta.
- Conéctate y conoce gente de tu comunidad tecnológica local.
Esta es una buena oportunidad para observar cómo se llevan a cabo y se organizan las reuniones en su conjunto. Estoy seguro de que los anfitriones apreciarán que la audiencia aproveche al máximo los eventos que están organizando.
Oportunidades para compartir y presentar
¡Miedo escénico! Estoy seguro de que algunos, si no la mayoría, tenemos miedo de hablar en público. Los grupos de Meetup se crean para ser un lugar seguro para que podamos compartir nuestros pensamientos, desafíos y experiencias. Piénsalo de esta manera:estás ahí para ayudar a otros y compartir tus conocimientos e historias, y seguro que eso es algo que la comunidad apreciará. Por ejemplo, en nuestro encuentro local de Ansible en Nueva Zelanda, les damos a todos la oportunidad de compartir, desde expertos en la materia, proveedores/socios de software y hardware y, lo que es más importante, a los propios clientes y usuarios finales. Los oradores y temas reales de los clientes tienden a captar el mayor interés, ya que se trata de situaciones, desafíos e historias de éxito del día a día de la vida real con las que la mayoría de nosotros podemos relacionarnos. Los temas pueden variar desde su propia experiencia personal, proyectos en los que está trabajando su equipo e incluso breves charlas relámpago basadas en el tema del evento. Asegúrese de consultar con los organizadores del grupo de reunión sobre temas, horarios y oportunidades para hablar. Hablar en lugares como estos aumenta tu perfil y te da la oportunidad de hacer crecer tu carrera a través de los aprendizajes y las conexiones que has hecho.
Consejos:
- Hable con los organizadores sobre sus próximas sesiones y temas, organice el cronograma con anticipación para que tenga suficiente tiempo para prepararse y solicite comentarios sobre su contenido.
- Si esta es su primera vez, mire videos en línea sobre hablar en público/virtualmente o sesiones de reuniones anteriores para mejorar sus habilidades de presentación y practicarlas después.
- En última instancia, sé tú mismo y disfruta; después de todo, es tu historia la que debes compartir y eso hará que la experiencia sea más divertida para ti y tu audiencia.
Da los siguientes pasos:Organiza una reunión
Participe, asóciese o inicie una reunión. Organizar y mantener un grupo de reunión debe ser divertido y no espantoso. Podemos hacerlo menos estresante si nos asociamos con otros miembros de la comunidad para ser coorganizadores. ¡Cuanto más, mejor como dicen! Esto lo hace sostenible al rotar y delegar las responsabilidades principales en la organización de un evento. Ya sea que esté tomando un rol en un grupo de reunión existente o creando un nuevo grupo en su área, estas son algunas de las cosas que puede considerar:
- Usar una herramienta o sitio web para reuniones . Meetup.com es fácil de usar y es gratis para los miembros. Es una gran herramienta con funcionalidad integrada para anunciar eventos, obtener confirmaciones de asistencia, buscar oradores e iniciar debates.
- Asociarse con organizaciones de su comunidad . Uno puede patrocinar el lugar o la plataforma virtual, otro puede hacer las cervezas o la pizza, o incluso algunos obsequios y regalos para las sesiones virtuales.
- Hacer crecer el grupo y fomentar el interés . La comunidad necesita estar emocionada todo el tiempo. Debe buscar temas, oradores, ubicaciones, canales y actividades para generar y mantener el interés de la comunidad. Corra la voz a través de sus amigos y conexiones.
- Mejorar a través de comentarios constantes . Esto te ayuda a ti y a tus coorganizadores a fomentar la comunidad y mejorar tus sesiones.
- Referencias de vídeo . Aquí hay una colección de videos de las reuniones virtuales de Ansible y OpenShift de Nueva Zelanda para 2020. Siéntase libre de desplazarse por los eventos anteriores.
¿Qué constituye una buena reunión?
La razón principal por la que la gente asiste a las reuniones es el tema. Si es algo que puedo usar o con lo que puedo relacionarme, proporciona un beneficio para mi trabajo o algo que me interesa, entonces asistiré a ese evento de reunión. Por eso es importante mantener el tema interesante de acuerdo con la demografía de su comunidad. Es posible que no podamos satisfacer los intereses de todos en todo momento, por lo que es importante cubrir una amplia variedad de temas en cada sesión. Algunos consejos sobre temas:
- Escuche lo que la comunidad discute durante los eventos.
- Esté atento a las últimas tendencias de la industria que pueden ser de interés para todos.
- Destaque las historias de éxito que haya escuchado de la comunidad para que los participantes puedan compartirlas.
- Reúna información dentro de las conexiones de socios y clientes.
- Obtenga encuestas y sondeos actualizados para comprender el interés de la comunidad.
Además del tema en sí, a continuación se presentan algunas de las cosas que se deben tener en cuenta al organizar una reunión:
Enfoque en la comunidad . Que todos se sientan divertidos y cómodos. Asegúrese de dar la bienvenida a todos al comienzo del evento. La verdad es que esta es su reunión, no la tuya. Anímelos a tomar roles activos, participar e invitar a otros a unirse. Despierte la participación con preguntas como:"¿Quién está contratando?" "¿Quién está buscando trabajo?" y "¿Quién es nuevo en este tema?"
Sea inclusivo y diverso. Póngase en contacto con nuevos miembros y grupos subrepresentados. Siempre asegúrese de que su reunión sea un lugar seguro para todos, y evite criticar y difamar según las preferencias tecnológicas y las afiliaciones. Está bien tener comparaciones de tecnología en su contenido, pero no desanime a nadie. Desarrolla a las personas independientemente de su experiencia en tecnología.
Hazlo gratis y disponible para todos . Muchas empresas están dispuestas a retribuir a la comunidad a través de patrocinios, mejorar su imagen y conectarse con profesionales de TI en busca de talentos potenciales. Intenta que el evento sea totalmente gratuito aprovechando al máximo los recursos gratuitos disponibles.
Comida o regalos . Los bocadillos ligeros y las cervezas permiten una discusión fluida en el evento. Por lo general, hay patrocinadores ansiosos y no tiene por qué ser costoso. Si no hay comida disponible, solo informe a todos sobre los detalles del evento para manejar las expectativas. Regalar botín para juegos en sesiones virtuales también demuestra que cualquier evento es divertido y vivo.
Planes alternativos . En caso de que sus presentadores tengan problemas técnicos de última hora, tenga algunas ideas simples de respaldo. Elija un video que pueda ver y discutir. Lea buenos tutoriales o las últimas publicaciones de blog que le interesen.
Las demostraciones lo hacen divertido e interactivo . Las demostraciones tecnológicas son formas comprobadas de hacer que un evento de reunión sea interesante e interactivo. Genera muchas preguntas y puntos de discusión. Agregue juegos simples, premios simples de preguntas y respuestas para alentar a los participantes a estar activos y tener un ambiente divertido y ligero.
Charlas relámpago . En caso de que se quede corto, solicite presentaciones improvisadas para maximizar el evento. Consulte con la audiencia si alguien tiene una presentación breve, algo interesante en lo que están trabajando, un artículo interesante que han leído o una pregunta compleja que necesitan respuesta. Pueden tener el escenario o el micrófono por un período de tiempo.
La asociación local en la comunidad es importante
La organización de estos encuentros nos permite "construir comunidades". Una asociación dentro de las organizaciones, empresas y grupos locales es una de las bases principales. A través de estas asociaciones, forjamos una colaboración saludable entre proveedores, socios, clientes y usuarios finales. Los encuentros brindan beneficios a los miembros y socios, permitiéndoles capacitar a su personal tanto técnicamente como a través de habilidades e interacciones sociales. Las conexiones profesionales también se establecen de muchas maneras durante estas reuniones. Estas conexiones pueden elevar la posición y exposición de uno en la escena tecnológica local.
Como organizador, estos beneficios mutuos ayudan a mantener y fomentar una comunidad de reunión saludable a través de su espacio disponible, patrocinios de alimentos simples, la disponibilidad de sus empleados como oradores y la invitación a su personal y clientes a participar activamente en el grupo.
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Algunos de los desafíos comunes
Personas de referencia y oradores . No siempre es fácil buscar altavoces. Entendemos que la mayoría de ellos necesitan tiempo para prepararse para charlas o demostraciones interesantes y que pueden estar ocupados con su trabajo real. Asegúrese de alinear a los oradores con anticipación y esté siempre atento a los participantes entusiastas.
Lugar y logística . En un entorno cara a cara, esto puede ser un desafío, ya que requerirá logística, arreglos de acceso, reservas anticipadas y demás, así que asegúrese de planificar y comunicarse con anticipación con los patrocinadores de su lugar.
Horarios y asistentes . Identifique un horario que se adapte a la mayoría de los asistentes. Antes de la pandemia, comenzamos después del horario de oficina, lo que nos permitió tener buenos eventos sociales con bebidas y pizza. Luego probamos sesiones de almuerzo sin cervezas. Este horario fomentó una mayor participación, ya que más personas parecían querer hacer otra cosa o irse directamente a casa después de las 5:00 p. m. Mantuvimos el horario de almuerzo durante las sesiones virtuales de 2020 hasta ahora.
Promoción de eventos de encuentro
Existen muchas formas creativas de publicitar y promocionar su página de reuniones y eventos. Elija y proponga lo que sea adecuado y más efectivo para su comunidad local. Estos son algunos de los métodos que utilizamos:
Sitio web de Meetup . Una vez que publique el evento, asegúrese de enviar recordatorios. Encuentro efectivo enviar recordatorios por correo electrónico a través de la función del sitio web al menos una semana, 24 horas y, finalmente, una hora antes de que comience el evento.
Cuéntaselo a tus amigos y contactos cercanos . El boca a boca es más poderoso de lo que la mayoría de la gente cree. Envíe los enlaces de correo electrónico y RSVP a sus contactos inmediatos.
Publica en redes sociales y pide a otros que compartan. Póngase en contacto con personas influyentes y organizaciones sin fines de lucro en su área que estarían dispuestas a compartir su enlace de reunión en las redes sociales y los canales de su comunidad local.
Publicar en grupos locales y específicos . Busque un espacio de trabajo de Slack para programadores locales o software en general. Si no hay uno, ¡crea tu propio espacio de trabajo! Elija un nombre general como OpenShift Meetup o Ansible Meetup. Puedes hacerlo a través de otros canales y medios.
Conexiones de LinkedIn . Actualice su estado con un enlace a su reunión, infórmeles a sus conexiones profesionales para que puedan volver a compartir y haga que la publicación se vuelva activa/viral. También puede crear un grupo de LinkedIn y agregarlo a su perfil.
Qué cambió en 2020
Lo principal de 2020 es que todo se volvió virtual y las reuniones no fueron la excepción. Esta situación nos permitió invitar a ponentes internacionales a nuestros eventos locales. También mostró un mayor número de participantes, ya que podemos realizar nuestros eventos simultáneamente con reuniones de otras ciudades y países. También podemos tener un evento cada mes en comparación con los eventos previos a la pandemia bianuales o trimestrales. Por otro lado, nos falta la capacidad de interactuar plenamente y trabajar en red con otros participantes. Ciertamente extrañamos las cervezas, las bromas y la pizza en abundancia que brindan las reuniones en persona. Le aconsejo que aproveche al máximo estas sesiones virtuales:aumentan la anticipación hacia los eventos reales cara a cara a medida que las situaciones continúan evolucionando, y lentamente hacemos la transición de regreso a las reuniones públicas seguras.
Lecciones aprendidas
Siempre existe la oportunidad de mejorar y mejorar la experiencia de reunión de todos, sin importar cuál sea la situación. He resumido algunos de los datos que aprendimos después de organizar unas 12 reuniones virtuales y dos presenciales en 2020.
- Las publicaciones en redes sociales y LinkedIn crean más interés.
- Con la mayor configuración de trabajo remoto, de 12 p. m. a 1 p. m. funciona bien.
- Las demostraciones en vivo generan interés y discusiones.
- Enviar recordatorios a todos los que confirmaron su asistencia (incluso a aquellos que no lo hicieron) es efectivo.
- Utilice siempre una plataforma de videoconferencia estable.
- Piense en formas de fomentar la interacción (temas de chat, encuestas, cupones, juegos, obsequios, etc.).
- La promoción local y personal puede atraer a más asistentes.
- Fomente la asociación y el apoyo dentro de su organización y la comunidad en general.
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Conclusiones finales
No estás solo en tu viaje, tanto en tu carrera como en tu vida personal. Nuestra capacidad de conexión nos permite fomentar un entorno saludable para nosotros y para las comunidades locales y más amplias a las que pertenecemos. Estar abiertos a la colaboración nos permite ayudar a los demás y buscar orientación sobre algunos de los problemas que enfrentamos. Fomenta nuestra capacidad de innovar y avanzar juntos sin importar cuál sea la situación, ¡así que adelante! Conéctese y colabore.
Referencias:
- Reunión de Wellington OpenShift
- Reunión de OpenShift en Auckland
- Reunión de Ansible en Nueva Zelanda
- Reunión de Ansible en Auckland
- Videos de reunión de Nueva Zelanda
- Coorganizadores de Meetup de Nueva Zelanda:Michael Calizo, Ashor Benjamin, Andrew Spurgeon