Si acaba de lanzar una startup o ya es dueño de una empresa, obviamente necesita administrar una gran fuerza de trabajo, así como una gran colección de documentos. Los documentos o archivos de una empresa donde diferentes personas trabajan de forma colaborativa necesitan gestionarse de forma única para que cualquiera pueda trabajar en ellos y los usuarios puedan tener un mejor control de versiones. Es entonces cuando un sistema de gestión de documentos resulta útil. Si la infraestructura de software de su organización se basa en Linux, deberá buscar un sistema de administración de documentos para su sistema Linux.
Esta herramienta te ayudará a almacenar y administrar documentos ya sea en un directorio local o en un servidor dedicado. Puede ubicar fácilmente versiones anteriores de un documento con esta herramienta y, por lo tanto, el procedimiento de mantenimiento de registros se vuelve más fácil. Estas herramientas pueden aumentar fácilmente la productividad general de su espacio de trabajo. Incluso si es un usuario individual, puede obtener algunos beneficios adicionales al usar una herramienta de administración de documentos.
Los mejores sistemas de gestión de documentos para Linux
Google Drive es un gran ejemplo de un sistema básico de gestión de documentos. Pero si necesita más personalizaciones y flexibilidad, es posible que necesite algunos de los excelentes sistemas de administración de documentos de código abierto para su sistema. Linux es una gran plataforma para usar en un espacio de trabajo corporativo. No es de extrañar que encuentre muchos sistemas de gestión de documentos para Linux en Internet. Pero elegir las mejores herramientas de ellos no es una tarea fácil de hacer. Así que hemos hecho una lista de las 15 mejores herramientas de gestión de documentos para Linux.
1. al aire libre
Alfresco es una herramienta galardonada para la gestión de documentos. Al ser un programa basado en Java, obtendrá mucha flexibilidad al ejecutarlo en cualquier sistema. Hay una edición Enterprise y una edición comunitaria basada en un foro de desarrolladores de este software. La Community Edition es gratuita y de código abierto. Por otro lado, Enterprise Edition tiene un plan de soporte comercial si se toma más en serio sus archivos.
Funciones clave de Alfresco
- Tiene una aplicación web completa con virtualización de sesión incluida.
- Tiene la funcionalidad de etiquetado de contenido y puede buscar en función de las etiquetas.
- Alfresco es compatible con varios estándares de gestión de registros, incluidos 5015.2, MoReq2, NOARK, etc.
- Los usuarios pueden acceder al repositorio a través de SMB, FTP, WebDAV, NFS y CMIS.
- Alfresco es compatible con múltiples bases de datos como MySQL, Microsoft SQL Server, Oracle Database, IBM DB2, etc.
- Tiene soporte integrado para Microsoft Office y Google Docs.
2. OpenKM
Este es un sistema de gestión de documentos de código abierto para Linux. Puede administrar sus documentos a través de su interfaz web. JBoss Application Server, Google Web Kit, Lucene, Apache Jackrabbit y Java J2EE son la base del programa. Como el programa es completamente gratuito, puede usarlo en sus pequeñas empresas para obtener rentabilidad.
Características clave de OpenKM
- El cliente basado en web le permite acceder a sus archivos desde cualquier parte del mundo.
- La fluida interfaz de usuario hace que sea más fácil arrastrar y soltar archivos directamente desde su explorador de archivos.
- Reconocimiento óptico de caracteres u OCR incorporado para escanear imágenes y extraer datos de ellas.
- Complemento de Microsoft Office y Open Office para acelerar el flujo de trabajo.
- Motor de búsqueda avanzado integrado para que los usuarios puedan buscar archivos utilizando diferentes criterios.
- Funciones de seguridad avanzadas para que sus documentos estén más seguros.
3. DOC lógico
LogicalDOC es una herramienta de gestión de documentos fácil de usar para sistemas Linux. Tiene cuatro ediciones diferentes para diferentes tipos de usuarios. La Community Edition es gratuita y de código abierto, aunque carece de algunas funciones. Por otro lado, las ediciones Business, Enterprise y Cloud tienen algunas funcionalidades únicas y avanzadas.
Características clave de LogicalDOC
- El software puede ejecutarse fácilmente en un sistema basado en clústeres.
- Los usuarios obtendrán una interfaz de usuario web completa basada en .NET y PHP.
- Tiene un potente motor de búsqueda basado en Lucene que puede indexar y buscar archivos fácilmente.
- El control automático de versiones es una característica muy útil de este programa. Puede configurar el primer número de revisión.
- El sistema de espacio de trabajo múltiple de esta herramienta aumenta la productividad.
- Su avanzado sistema de complementos puede agregar diferentes funcionalidades adicionales a este programa.
4. marzo
Maarch es muy útil para almacenar un gran volumen de documentos. Está basado en PHP y tiene todas las funciones básicas de un sistema de gestión de documentos. Además del producto de código abierto, Maarch tiene una Enterprise Edition con funcionalidades adicionales.
Características clave de Maarch
- El programa tiene un diseño modular y, por lo tanto, las funcionalidades pueden ser fácilmente manejables.
- Puede administrar la autorización de autorizaciones en función de la jerarquía de la organización.
- Los usuarios pueden establecer diferentes esquemas para archivos basados en clasificaciones.
- La herramienta tiene funcionalidad de gestión de archivos físicos.
5. Epiware
Es un sistema de gestión de documentos de código abierto escrito en PHP. Utiliza MySQL para la gestión de bases de datos. Es una herramienta antigua, y la última versión data de 2008. Pero muchas funcionalidades útiles lo convierten en un popular sistema de gestión de documentos. El software es gratuito, mientras que puede obtener soporte extendido de los desarrolladores de Epiware gastando dinero.
Características clave de Epiware
- Puede controlar el acceso a las carpetas a través de grupos o usuarios.
- Su opción de búsqueda avanzada facilita la búsqueda con metadatos.
- Los usuarios pueden crear equipos y espacios de trabajo virtuales para el trabajo colaborativo de manera segura.
- Mantiene el acceso a documentos y el historial de versiones de documentos fácilmente manejables.
6. EDMS Maya
Mayan es un moderno sistema de gestión de documentos con una interfaz de usuario basada en web. El código del programa está escrito en python mientras usa Django como marco. Es una herramienta gratuita y de código abierto con algunas funcionalidades adicionales. También funciona como un sistema OCR dedicado.
Características clave de Mayan EDMS
- Capacidad de verificar la autenticidad de los documentos a través de un sistema de firma criptográfica integrado.
- Tiene compatibilidad integrada con LibreOffice para facilitar la gestión de hojas de cálculo y presentaciones.
- Mayan EDMS tiene un sistema de carga de archivos local y del lado del servidor.
- Muestra una vista previa de la imagen de los formatos de archivo populares y, por lo tanto, se vuelve más fácil organizar los archivos.
- Tiene un soporte limitado de complementos de terceros para funcionalidades extendidas.
7. SemillaDMS
SeedDMS es el sucesor del popular sistema de gestión de documentos LetoDMS. Y por ello, es totalmente compatible con el anterior. Es un programa gratuito y de código abierto. Esta herramienta basada en la web está escrita en PHP y utiliza MySQL como sistema de gestión de base de datos.
Características clave de SeedDMS
- Tiene una interfaz de usuario muy fácil de usar. Muestra todos los archivos y carpetas, como en un administrador de archivos típico con información adicional.
- Los textos en archivos PDF, MS Word, MS Excel se pueden indexar directamente y los usuarios pueden buscarlos.
- Tiene un sistema de gestión de flujo de trabajo integrado para usar en una organización grande.
- SeedDMS presenta acceso WebDAV y es compatible con REST API.
8. NemakiWare
NemakiWare es un programa de código abierto de algunos desarrolladores japoneses. Es bastante liviano pero bellamente adornado con características y personalizaciones modernas. Está escrito en Java con la ayuda de la biblioteca OpenCMIS de Apache Chemistry. Utiliza NoSQL como su sistema de gestión de base de datos.
Características clave de NemakiWare
- Cuenta con un sistema de control de acceso de nivel avanzado. Los usuarios pueden otorgar acceso fácilmente y pueden denegar a cualquier persona el uso de una carpeta en particular.
- Puede crear propiedades adicionales a los metadatos de un archivo en particular para que los usuarios puedan ajustar la búsqueda.
- La función de búsqueda de texto completo permite a los usuarios buscar entre el contenido de diferentes documentos.
- La función de bloqueo avanzado de este programa es compatible con todos los demás clientes de CMIS.
9. Kimios
Kimios es un programa de código abierto creado por Teclib. Al ser una herramienta basada en Java, puede usarla en cualquier entorno que ejecute Java versión 8 o superior. Esta herramienta puede conectar y administrar de forma segura cualquier tipo de infraestructura de almacenamiento. Por esta razón, es de gran ayuda para una organización grande.
Características clave de Kimios
- Tiene una interfaz de usuario móvil receptiva que ayuda a trabajar sobre la marcha.
- Puede conectarse de forma remota al sistema de gestión documental a través de cualquier tipo de navegador.
- Indización por metadatos y contenido del documento.
- La mayor ventaja es admitir una gran cantidad de formatos de archivo.
- Cuenta con integración integrada con software y servicios de Microsoft.
10. DocMGR
Es una herramienta de gestión de documentos de Linux escrita en PHP. Utiliza Apache para ejecutarse en un sistema. DocMGR es una herramienta basada en web con todas las funciones. Puedes ejecutarlo con cualquier navegador. Un sistema de indexación de texto completo llamado Tsearch2 le brinda potencia adicional para rastrear los documentos e indexarlos de acuerdo con los textos.
Características clave de DocMGR
- Función de gestión de flujo de trabajo de documentos visuales.
- Indización basada en el sistema de reconocimiento óptico de caracteres.
- Compatibilidad total con el protocolo WebDAV para la gestión remota en un entorno seguro.
- La opción de foro de discusión ayuda a comunicarse con los colaboradores.
11. Caja de casos
Casebox es un sistema de gestión de documentos especializado que se adaptó para su uso en ONG y bufetes de abogados. También se conoce como un sistema de gestión de casos. Esta herramienta fue desarrollada conjuntamente por HURIDOCS y Ketse.com. Normalmente, HURIDOCS mantiene la base de código para sus empresas asociadas, mientras que Ketse se ocupa de su base de código original. La función de colaboración con un potente sistema de gestión de archivos la convierte en una herramienta de gestión de litigios imbatible.
Características clave de Casebox
- El sistema de arrastrar y soltar lo hace útil para los principiantes.
- Puede crear gráficos y tablas automáticamente a partir de sus recursos. También puede publicarlos automáticamente en un sitio web a través del módulo web.
- La función de papelera de reciclaje avanzada le permite recuperar cualquier cosa en cualquier momento.
- Los usuarios pueden crear formularios dinámicos con condiciones lógicas para interactuar con diferentes personas.
- Esta herramienta evita la sincronización entre dispositivos para agregar una capa adicional de seguridad.
12. SutiDMS
SutiDMS es un sistema de gestión de documentos en línea con todas las funcionalidades útiles. Está desarrollado por Suti Soft. Esta herramienta está construida como un modelo SaaS escalable. Por esta razón, obtendrá las funciones de acuerdo con sus necesidades y podrá pagar en consecuencia. Aunque su versión básica es gratuita.
Características clave de SutiDMS
- Cuenta con un sistema avanzado de control de versiones.
- Esta herramienta está integrada con la solución de firma electrónica de Suti Soft para simplificar el proceso de aprobación.
- Cuenta con un sistema automatizado de disposición de registros electrónicos.
- Esta herramienta tiene un sistema integrado de gestión de flujo de trabajo basado en gráficos.
13. AbrirDocMan
Este es un sistema de gestión de documentos de código abierto escrito en PHP. Es compatible con los estándares ISO 17025 e IE para la gestión de documentos. Cuenta con una interfaz web independiente completa. El instalador y el actualizador automatizados facilitan su uso. Se ejecuta con fluidez en cualquier distribución basada en Linux.
Características clave de OpenDocMan
- Puede agregar tipos de archivos ilimitados a esta herramienta.
- Admite propiedades ilimitadas de archivos nuevos de acuerdo con las necesidades de su empresa.
- Sistema de caducidad de archivos automatizado para un mejor control sobre los archivos.
- Tiene una función de control de acceso departamental para cada archivo.
- Función de correo electrónico avanzada para notificar cambios recientes.
14. SoloOficina
OnlyOffice es un sistema de gestión de documentos en línea y un programa de gestión de oficinas. Es simple y fácil de usar. Tiene la edición Enterprise, Developer e Integration para diferentes tipos de usuarios. Como la herramienta se ejecuta en un servidor dedicado proporcionado por la empresa desarrolladora, no es gratuita. Puedes elegir diferentes planes según tus necesidades. La edición de integración le permite integrar esta herramienta con su propia infraestructura alojada. Es un sistema de gestión de documentos de código parcialmente abierto.
Características clave de OnlyOffice
- Es una herramienta todo en uno para correo, documentos, proyectos, calendarios y mucho más.
- Soporte de integración para DMS populares como Alfresco, ownCloud, SharePoint, etc.
- El código original es de código abierto en Github para que pueda obtener flexibilidad adicional.
- Compatibilidad gratuita con aplicaciones de Android e iOS para trabajar sobre la marcha.
15. Bitrix24
Bitrix24 es un moderno sistema de gestión de documentos con todas las características modernas. Cuenta con diferentes planes tarifarios para usuarios con diferentes necesidades. Para pequeñas empresas, tiene un plan gratuito con funcionalidades limitadas. Esta es una gran opción para empezar. Tiene una tienda de complementos completa para ampliar las funcionalidades de la herramienta.
Características clave de Bitrix24
- La función de red social privada hace que sea más fácil ponerse al día con los colegas.
- La opción de chat de video en tiempo real ahorra tiempo y aumenta la productividad.
- La función de administración de la carga de trabajo lo ayuda a distribuir las tareas entre los trabajadores con menos presión.
- Crea automáticamente tareas recurrentes a partir de plantillas.
- Puede visualizar datos con hermosos gráficos y tablas.
Reflexiones finales
Las herramientas mencionadas anteriormente son algunos de los mejores sistemas de gestión de documentos para escritorio Linux. Pocos de ellos son gratuitos y de código abierto, mientras que otros le cuestan dinero. Como los sistemas de gestión de documentos necesitan un servidor para ejecutarse, parches de seguridad regulares y atención al cliente, es difícil encontrar un servicio completamente gratuito. Por lo tanto, debe elegir sabiamente el plan de acuerdo con las necesidades de su organización para ahorrar algo de dinero.