Nota del editor: En este segmento, el Sudoer Sit-Down, planteamos preguntas a pequeños grupos de profesionales de la industria. Obtiene respuestas y opiniones reales de personas reales (usuarios, operadores, administradores, desarrolladores, etc.), cada uno de los cuales ofrece una perspectiva variada y valiosa a las preguntas relacionadas específicamente con la industria de TI y la administración de sistemas.
La forma en que gestionamos nuestro tiempo tiene que ser el mayor diferenciador de los profesionales del planeta. Es la habilidad más importante para dominar en la amplia gama de cosas que necesitamos saber hacer como seres humanos. No hay un camino único para obtener resultados favorables aquí; sin embargo, hay algunos puntos en común que verá que se ejecutan de manera congruente a través de los enfoques adoptados por los más exitosos entre nosotros. Se podría dividir en mil categorías diferentes, pero la planificación es el tema principal que veo surgir. Ya sea escribiendo un diario con papel y lápiz o manteniendo un calendario completo en su dispositivo móvil, las claves para administrar su tiempo se reducen a saber lo que le espera y priorizar cómo completar esas tareas.
Les pedimos a algunos de nuestros colaboradores principales que describan sus herramientas y estrategias de gestión del tiempo preferidas, así como las formas en que evitan el agotamiento que finalmente nos afecta a todos. Las respuestas que recibimos pintan una imagen fantástica de las formas en que todos somos diferentes, pero similares cuando necesitamos tener éxito en el lugar de trabajo y en el hogar.
Damon Garn, propietario, Cogspinner Coaction, LLC
Algunos de mis métodos de administración del tiempo son bastante estándar:herramientas en línea, descansos regulares, rotación de tareas, rendición de cuentas, etc. También utilizo algunas estrategias a mayor escala para mantenerme en la dirección en la que quiero ir.
Comenzaré con mis métodos más tradicionales. Soy un firme creyente en los descansos. Trabajar duro durante 20 a 45 minutos y luego tomar un descanso de 5 a 10 minutos es una buena práctica para mí. Durante un tiempo, experimenté con la Técnica Pomodoro. Lo seguí muy de cerca, también, y pareció funcionar. Desafortunadamente, el hábito nunca se mantuvo realmente, por lo que no soy muy formal al programar descansos. También alterno entre tareas con bastante frecuencia. Una de las mejores cosas que hago es cambiar los espacios de trabajo. He trabajado en casa durante muchos años y me gusta trabajar en el porche delantero, la terraza trasera, la oficina y el sillón reclinable. Antes de la pandemia de Covid-19, iba regularmente a varias cafeterías locales, pero en estos días casi nunca las visito.
También uso algunas herramientas basadas en la web para ayudarme con la productividad. Hago un seguimiento de mis diversos proyectos de escritura y desarrollo de laboratorio a través de Trello, que es increíblemente útil. Uso Clockify para rastrear mi tiempo y horas facturables. Finalmente, uso QuickBooks Online para administrar la facturación, los impuestos, etc. Confío en Dropbox en varios dispositivos para mantener las carpetas y los archivos esenciales. Supongo que he adoptado la nube a nivel de empresa muy pequeña.
Sin embargo, mi mayor herramienta para la gestión del tiempo y la productividad es un sistema de gestión de objetivos que se basa en el largo plazo "¿qué estoy haciendo con mi vida?" planes hasta las actividades diarias. No está basado en tecnología (de hecho, los documentos se imprimen y almacenan en una carpeta de archivos en mi escritorio). No entraré en muchos detalles aquí, pero la versión corta es la siguiente:mantengo un plan general de cinco años y, al comienzo de cada nuevo año, desarrollo una lista de objetivos anuales que abarca el crecimiento profesional, personal, financiero, familiar. /categorías sociales, físicas y de pasatiempos. Hago una lista de las cosas que quiero lograr ese año. Cada mes, genero una hoja de objetivos similar pero más detallada que se origina en la anual. Los lunes por la mañana, creo una lista de tareas semanales y cada mañana hago una lista de tareas diarias basada en las tareas semanales. El resultado es que deliberadamente descubro cómo alcanzar importantes hitos profesionales y personales a largo plazo todos los días.
Muchas personas no entienden o aprecian mi enfoque orientado a objetivos. Aún así, encuentro que me ayuda a concentrar mi tiempo y energía, lograr cosas que son importantes para mí personal y profesionalmente, mantener el equilibrio y llegar a donde quiero ir.
Finalmente, estaría perdido sin mi Mac. Lo uso para todo, incluida la escritura (tanto técnica como de ficción), ejecutar máquinas virtuales, acceder a herramientas basadas en la nube, grabar música, ver programas. Sin duda, es la herramienta más crítica que tengo.
Joachim Haller, Gerente sénior de proyectos, Capgemini
Cuando trabajaba en Bangkok, mi herramienta preferida de gestión del tiempo era el sol. Monté mi moto al trabajo y necesitaba llegar antes de que hiciera demasiado calor y llegué al trabajo empapado en sudor, lo que pensé que mis colegas no apreciarían. Al final del día, sabía que el sol se pondría a las 6:00 p. m. en punto y, como me aterrorizaba andar en moto en la oscuridad, tenía que estar en casa antes. Esto también me llevó a casa a tiempo para la cena, lo que proporcionó un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida. La elección de ir en moto al trabajo fue fácil porque el tráfico en Bangkok casi siempre estaba muy congestionado, y la hora pico era, por supuesto, el peor momento posible para ir del punto A al punto B. El viaje al trabajo tomaría una hora y media en coche pero solo 35 minutos en moto. El paseo en bicicleta también fue una manera perfecta de desconectarme del trabajo porque tenía que concentrarme completamente en manejar el pesado tráfico de autos y autobuses en las carreteras.
En el trabajo, he utilizado la estrategia de planificación del día en combinación con la gestión de proyectos. Entonces, al comienzo de cada día, elijo algunas cosas que quiero tener hechas antes de irme. Normalmente bosquejo una semana a la vez y dejo que los eventos durante esa semana sean bastante fluidos. Sin embargo, las actividades siempre son parte de un plan mucho más grande que he formulado vagamente en mi mente sobre lo que quiero lograr en los próximos tres a seis meses. Debido a que tengo un plan semanal y también un panorama más amplio de lo que quiero hacer, no tengo que enfadarme ni estresarme si no puedo completar una tarea en un día en particular; se puede mover a otro día y aún podré alcanzar el objetivo general.
Esta forma de trabajar me va bien porque me permite interactuar con la gente, captar cosas técnicas sobre la marcha, involucrarme temporalmente en algo y aun así avanzar de acuerdo con mis planes. Durante muchos años, he trabajado con proyectos técnicos y de soporte y he evolucionado esta forma de trabajar para evitar el estrés y mantener un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal.
Otro aspecto importante para mí es siempre "ir a la oficina", lo que significa que me visto todas las mañanas y me preparo para la oficina, incluso si estoy trabajando desde casa. Esto también me ayuda a trazar una línea entre el trabajo y la vida privada.
Esas son mis estrategias generales, pero cuando se trata de herramientas, hay una en la que confío para administrar mi vida más que ninguna otra, y es el calendario en mi móvil. Ya sea el planificador diario en papel de la vieja escuela o Google/Apple/Microsoft, siempre hay un calendario cotejado con el trabajo y la vida en una gran combinación que describe cada hora de cada día laboral y me invita a eventos, reuniones, aniversarios, cumpleaños, etc. Es la herramienta que mueve los hilos de mi marioneta; De hecho, tengo que desafiarme a mí mismo para ignorarlo, saber cuándo cerrarlo y hacer otra cosa y darle más prioridad a mi familia.
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Anthony Critelli, ingeniero de sistemas sénior, Datto Inc.
Uno de mis puntos fuertes siempre ha sido mi alta productividad y rendimiento. Poder hacer mucho trabajo y contribuir rápidamente con valor real a una organización me ha permitido avanzar rápidamente en mi carrera. También me ha permitido evitar el agotamiento porque puedo estar seguro de que, al final del día, he presentado mi mejor trabajo y merezco un descanso.
Dicho esto, puede sorprender que personalmente no use ninguna herramienta tecnológica sofisticada para maximizar mi producción. Mi herramienta favorita es el lápiz y el papel a la antigua, usando una versión de una técnica que aprendí en un libro llamado Deep Work .
Comienzo cada día escribiendo una agenda diaria en bloques de 30 minutos. Luego reviso mi trabajo y calendarios personales para cualquier reunión, y los escribo en mi agenda primero. Con mis reuniones fuera del camino, reviso mi lista actual de proyectos en nuestro software de emisión de boletos y bloqueo períodos de tiempo para trabajar en cada uno durante el día. También me aseguro de programar tiempo para ponerme al día con los correos electrónicos y dejo algo de tiempo libre en mi día para las cosas que pueden surgir y necesitan mi atención.
Ese es mi flujo de trabajo diario, pero hay otro detalle importante:cuando elijo trabajo de mi lista para ponerlo en bloques de tiempo, debe ser procesable. Bloquear dos horas para "mejorar nuestros balanceadores de carga" deja demasiada ambigüedad, y la ambigüedad conduce a la distracción. Siempre trato de reservar una o dos horas cada semana para dividir mis proyectos más grandes en partes de trabajo manejables que pueden programarse durante la semana laboral. Esto es muy importante porque la parte más difícil de trabajar en algo suele ser el comienzo. Tener tareas pequeñas y procesables elimina muchas de las excusas que conducen a la evasión del trabajo.
Estas dos estrategias, el timeboxing diario y la planificación semanal de proyectos a largo plazo, han demostrado ser muy valiosas. No son de alta tecnología, pero me han ayudado a maximizar mi productividad durante el día para que pueda minimizar mi agotamiento después de horas.
Y para aquellos a los que les gustan los dispositivos de alta tecnología, admito que fui un poco deshonesto al comienzo de esta respuesta. Utilizo un cuaderno Rocketbook para mi planificación diaria, en lugar de lápiz y papel reales. Sin embargo, podría considerar cambiarme a Timewarrior en el futuro.
Joerg Kastning, administrador del sistema, Bielefeld
La Ley de Parkinson es el adagio que dice que "el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su realización". Entonces, no importa cuánto y cuánto tiempo trabaje; todavía quedaría algo de trabajo al final de la semana. Mi contrato actual dice que tengo que trabajar alrededor de 40 horas a la semana. Eso es por lo que me pagan, entonces, ¿por qué molestarse en trabajar horas extra cuando no están siendo compensados?
Para realizar un seguimiento de las horas que he trabajado por día, semana o mes, y para ver en qué temas se dedicaron estas horas, utilizo Timewarrior para realizar un seguimiento del tiempo en la línea de comandos. Entonces, cuando he cumplido con mi contrato y no hay tareas urgentes en mi lista, puedo dar por terminado el día y disfrutar de mi vida con mi familia.
Personalmente, trato de trabajar ocho horas al día. Por supuesto, hay días con 10 o incluso 12 horas de trabajo. En este caso, salgo temprano del trabajo en otro día menos ocupado para equilibrar y evitar el agotamiento.
Para organizar mis tareas, priorizar y programar uso el Método Eisenhower porque lo he encontrado simple y efectivo. Con este método, las tareas se evalúan utilizando los criterios "importante/sin importancia" y "urgente/no urgente" y se colocan en la "matriz de Eisenhower" que se muestra a continuación.
Luego, manejo los cuadrantes de la siguiente manera:
- Las tareas importantes Y urgentes, como el manejo de incidentes, la resolución de problemas y el cumplimiento de los plazos, las realizo de forma personal e inmediata.
- Las tareas que son importantes pero no urgentes (todavía), como escribir pautas o tutoriales, actualizar plantillas y todo tipo de dispositivos de TI, se programan bloqueando un espacio en mi calendario para ellas; las haré personalmente pero a una más tarde.
- Trato de delegar las tareas no tan importantes pero aún urgentes. Estos pueden ser reuniones, presentaciones o preguntas sobre cómo usar una determinada herramienta, por ejemplo.
- Finalmente, si encuentro que una tarea no es importante ni urgente, simplemente no la haré.
Por supuesto, a veces las tareas del cuadrante cuatro se vuelven urgentes e importantes; por ejemplo, si mi jefe lo reclasifica como tal y me da una fecha límite. En este caso, la tarea se mueve al cuadrante uno y se maneja en consecuencia.
Para obtener información sobre lo que suelo hacer, consulte mi artículo Cómo es mi día como administrador de sistemas .
Ricardo Gerardi, Consultor sénior, Red Hat
Hace aproximadamente cuatro meses, comencé a usar la Técnica Pomodoro para ayudarme a controlar el tiempo y concentrarme en las tareas, y lo considero un gran éxito. Esta técnica dicta que te concentres en una sola tarea durante un período de tiempo llamado "Pomodoro", que generalmente dura 25 minutos. El nombre Pomodoro proviene del temporizador de cocina Pomodoro que el creador de esta técnica utilizó para medir el tiempo. Después de cada período de tarea, descansa durante cinco minutos antes de comenzar la siguiente tarea. Después de cuatro Pomodoros, puedes tomar un descanso más largo de 15 minutos.
En el mundo moderno, en lugar de un temporizador Pomodoro, uso la herramienta Gnome Pomodoro para ayudarme a controlar el tiempo cuando uso esta técnica.
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Resumen
Para unir toda la información anterior, diría esto:sea intencional al planificar sus tareas diarias. El timeboxing, la Técnica Pomodoro, la planificación detallada y los descansos frecuentes son aspectos excelentes que debe tener en cuenta cuando necesita maximizar su rendimiento en un período de tiempo determinado. Recuerda siempre dejar tiempo para ti, tu familia y tus amigos. Y cuando no esté trabajando, aléjese completamente del trabajo, si es posible, para evitar el agotamiento. Cuidarte a ti mismo te facilitará ocuparte de tu trabajo de una manera entusiasta y atenta.