Introducción
Office 365, ahora conocido como Microsoft 365, es un conjunto de aplicaciones y servicios basados en la nube para usuarios personales y comerciales. Incluye el conjunto completo de aplicaciones de Microsoft Office, almacenamiento en la nube de OneDrive y un conjunto de características de seguridad, cumplimiento y administración de almacenamiento para empresas.
Este artículo analizará la importancia de realizar una copia de seguridad de sus correos electrónicos y datos de Office 365 y le proporcionará soluciones de copia de seguridad.
¿Es necesaria la copia de seguridad de Office 365?
El Acuerdo de servicios de Microsoft establece que la empresa se esfuerza por mantener los servicios disponibles. Sin embargo, Microsoft renuncia a cualquier responsabilidad por cualquier pérdida de datos causada por interrupciones del servicio y recomienda que sus usuarios realicen copias de seguridad periódicas de los datos que almacenan en Office 365.
De acuerdo con su modelo de responsabilidad compartida, Microsoft deja que el usuario se asegure de que sus datos estén respaldados de manera segura en una ubicación diferente. Dado que la retención total de datos también es responsabilidad del usuario, las copias de seguridad de Office 365 son una necesidad empresarial.
¿Cuáles son las razones para realizar una copia de seguridad de Office 365?
Al igual que con cualquier sistema grande, existen varias formas en las que sus datos de Office 365 pueden verse comprometidos, desde un error del usuario hasta una interrupción del servicio. Las siguientes son las razones más convincentes para hacer una copia de seguridad de sus datos de Office 365 con regularidad.
Eliminación accidental
Office 365 presenta dos tipos de eliminación:suave y dura. La eliminación temporal incluye la eliminación de archivos al vaciar los Eliminados Carpeta de artículos. Los elementos eliminados de esta manera aún se pueden recuperar en los Elementos recuperables carpeta, que reside en un subárbol separado de cada buzón. Sin embargo, con la eliminación definitiva , el elemento se elimina de la base de datos y se vuelve irrecuperable.
Vacíos en la política de retención
Las políticas de retención son protocolos de mantenimiento de la información establecidos por las empresas. Definen los datos a ser retenidos, su formato, la duración de la retención y el procedimiento a seguir después de que finalice el período. Debido a su complejidad y constante evolución, las políticas de retención son difíciles de gestionar. Las copias de seguridad flexibles eliminan los problemas de brechas en las políticas.
Amenazas a la seguridad
Las empresas necesitan protegerse de diversas amenazas potenciales a la seguridad. Esas amenazas pueden originarse externamente, en forma de malware, ransomware y virus, pero también internamente. Las amenazas internas provienen de los propios empleados de la empresa y pueden ser:
- Involuntario:por ejemplo, un empleado descarga un archivo infectado.
- Intencional:por ejemplo, un empleado descontento elimina documentos importantes de la empresa.
En todos los casos, poder restaurar la información perdida es fundamental para el negocio.
Cuestiones legales
Cuando la acción legal requiere la divulgación de ciertos documentos, la empresa no puede darse el lujo de no proporcionarlos a las autoridades. Si bien Microsoft ofrece Retención por juicio como mecanismo para recuperar información perdida, esta no es una solución completa, ya que las cuentas de usuario eliminadas no se pueden recuperar de esta manera.
Gestión de la migración
Las empresas que deciden cambiarse a Office 365 necesitan organizar la migración adecuadamente. Las implementaciones de correo electrónico híbrido son una solución estándar, pero presentan a los administradores desafíos de mantenimiento adicionales. Hacer una copia de seguridad adecuada de los correos electrónicos de la empresa garantiza que todos los datos sobrevivan de forma segura a la transición de Exchange local a la nube.
¿Qué soluciones debe utilizar para realizar copias de seguridad de Office 365
Opción nativa
Office 365 no cuenta con una solución de copia de seguridad integrada completa. En su lugar, ofrece un conjunto limitado de opciones de copia de seguridad y recuperación.
Con la opción de reversión , los usuarios pueden revertir OneDrive a una versión que no tenga más de 30 días. La opción de restauración presenta los elementos recuperables carpeta que contiene correos electrónicos eliminados en los últimos 30 días. Contactos y Calendarios no son recuperables.
Además, la solución de copia de seguridad nativa de Office 365 funciona en el entorno de producción, lo que la hace inherentemente insegura. Esto se conoce como el problema de "todos los huevos en una canasta".
Copia de seguridad administrada con tecnología de Veeam para Office 365 de phoenixNAP
Dado que Office 365 carece de mecanismos de protección de datos adecuados, Microsoft recomienda que los usuarios consideren herramientas de terceros. Las soluciones como Managed Backup for Office 365 brindan una protección integral de sus datos en Office 365.
phoenixNAP ofrece una solución de copia de seguridad escalable y automatizada impulsada por Veeam que aborda todas las preocupaciones de copia de seguridad enumeradas anteriormente:
- Los correos electrónicos y los documentos están protegidos contra la eliminación accidental o malintencionada.
- Los datos críticos están seguros y la empresa siempre está lista para cumplir con los requisitos reglamentarios.
- La información es fácilmente recuperable y está disponible incluso en caso de interrupciones.
Veeam también ayuda con los entornos híbridos mediante el respaldo de datos basados en la nube y Exchange local.
La copia de seguridad administrada para Office 365 reduce el esfuerzo necesario para recuperar sus correos electrónicos y ofrece protección de copia de seguridad para SharePoint, OneDrive y Teams. Esto lo convierte en una solución de copia de seguridad completa para Office 365.