Dejar su servidor de correo electrónico solo del lado del servidor (similar a estar "en la nube"), como ocurre de forma predeterminada cuando se usa IMAP, da como resultado una gran sincronización de carpetas de correo entre su multitud de dispositivos móviles. Esto se debe a que cada dispositivo primero se sincroniza con el servidor antes de mostrarle sus correos electrónicos. Las desventajas de los correos electrónicos sincronizados con el servidor son que el tamaño de su buzón seguirá aumentando y que tiene un único punto de falla. Si alcanza sus límites de almacenamiento, esto podría convertirse en un problema y, de manera similar, si alguna vez hay un problema en el lado del servidor, es posible que no pueda acceder a los mensajes porque el problema se sincronizará con su computadora.
En esta publicación, hablaremos sobre cómo archivar sus correos electrónicos en un buzón local en su computadora. Cuando decimos archivar, en realidad solo significa mover mensajes a otra ubicación. Un archivo fuera del servidor significa que estamos moviendo mensajes del servidor/nube a su computadora. Esto no es lo mismo que el botón de archivo en su aplicación de correo, que mueve los mensajes a otra carpeta en el servidor, ni el archivo automático en Outlook.
Si se conecta al servidor de correo mediante POP, su aplicación de correo ya está descargando copias completas de los mensajes del servidor. Si encuentra que su correo aún se está acumulando en el servidor, verifique la configuración de su aplicación de correo en busca de una similar a "Eliminar mensajes en el servidor después de [x] días" y asegúrese de configurarlo durante el tiempo que desee mantener una copia de seguridad de los mensajes. en el servidor:sugerimos 90 días. Si, después de cambiar esta configuración, el servidor aún contiene sus mensajes más antiguos, puede iniciar sesión mediante el correo web y eliminarlos del servidor manualmente.
Configurar una aplicación de correo para archivar localmente en su computadora le permitirá:
- Libere espacio en su plan de alojamiento con nosotros para archivos que no necesitan estar disponibles en todos los dispositivos (como aquellos más antiguos que el momento que elija; recomendamos de 3 a 6 meses).
- Reduzca el tiempo necesario para que el correo web o sus aplicaciones de correo carguen las carpetas de correo. Al reducir el tamaño de las carpetas del lado del servidor, las aplicaciones de correo (incluido nuestro sistema de correo web) podrán cargar el contenido de esa carpeta más rápido.
- Asegúrese de que si alguna vez hay algún problema con los correos electrónicos del lado del servidor, esos problemas no afectarán sus mensajes archivados locales.
Si su computadora está configurada para hacer una copia de seguridad en un disco duro externo (como usar Time Machine en MacOS), terminará con una copia local de los correos electrónicos antiguos en su computadora, así como una copia de seguridad regular, que es lo mejor. configuración posible y le recomendamos encarecidamente que se asegure de tener copias de seguridad de la computadora local para hacer esto.
Vamos a usar la aplicación de correo Thunderbird para mostrar cómo hacer esto, sin embargo, puede implementar la misma idea general con casi cualquier aplicación de correo, como Apple Mail, Outlook o Windows Live Mail.
Si desea utilizar Thunderbird para que las instrucciones a continuación sean precisas (en lugar de una guía general), comience instalando Thunderbird y configure su cuenta de correo electrónico utilizando nuestra guía. Si va a usar su propia aplicación de correo, los pasos a continuación no serán 100 % precisos, pero se debe aplicar la misma idea general.
Crear carpetas de archivos locales
Aunque tengo algunas carpetas del lado del servidor, me gusta fusionar todo en una carpeta de archivo fuera del servidor para todos los mensajes porque siempre puedo buscar correos electrónicos más adelante y esa búsqueda es más rápida cuando los mensajes están completamente ubicados en su computadora .
En otras palabras, las carpetas para correos electrónicos separados pueden simplemente complicar las cosas más de lo necesario. Puede optar por crear tantas carpetas fuera del servidor como desee para archivar, pero la configuración será más complicada. Las aplicaciones de correo generalmente llamarán a las carpetas fuera del servidor carpetas "locales", lo que significa que esas carpetas y su contenido se almacenarán en su computadora local, en lugar del servidor. (Consejo:Apple Mail los muestra como "En mi Mac").
Aquí se explica cómo crear uno con Thunderbird
- Haga clic derecho en "Carpetas locales" a la izquierda en el panel de carpetas de Thunderbird.
- Elija "Nueva carpeta"
- Ponle un nombre:yo llamé al mío "Archivo". Ya debería ser una subcarpeta de "Carpetas locales", pero si no lo es, asegúrese de seleccionar esa opción.
- Presione Crear Carpeta
- Ahora verá una carpeta llamada "Archivo" (o el nombre que le haya dado) debajo de "Carpetas locales" en la barra lateral izquierda.
Aquí se explica cómo crear uno con Apple Mail
- Abra Apple Mail y seleccione el menú "Buzón" en la barra de menú en la parte superior de la pantalla.
- Elija "Nuevo buzón"
- Establecer la ubicación a "En mi Mac"
- Déle un nombre como "Archivo local" o simplemente "Archivo", siempre que no lo confunda con la carpeta Archivo del lado del servidor.
- Presione Aceptar
- Ahora verá una carpeta con el nombre que especificó en "En mi Mac" en la barra lateral izquierda.
Si desea utilizar varias carpetas de archivo categorizadas, puede repetir el proceso anterior para crear cada una de ellas.
Mover correos electrónicos del lado del servidor al archivo local
Ahora es el momento de mover sus correos electrónicos de las carpetas del lado del servidor a la carpeta de archivo local (fuera del servidor). Todos los mensajes que mueva ya no serán accesibles con sus otros dispositivos o correo web; solo se podrá acceder a estos mensajes desde el dispositivo en el que está trabajando ahora.
- Busque la carpeta desde la que desea archivar los correos electrónicos y haga clic en ella.
- Seleccione todos los mensajes que desea archivar (como los que tienen más de 90 días o 6 meses) y arrástrelos a la carpeta Local que creó siguiendo los pasos anteriores. (En el ejemplo que usé anteriormente, esta sería la carpeta "Archivo", pero si creó su(s) propio(s) nombre(s) de carpeta, puede elegir uno de esos).
Puede seguir los mismos pasos anteriores para cualquiera o todas sus carpetas de correo. Por ejemplo, cree un "Archivo enviado" y arrastre y suelte todos sus correos electrónicos enviados antiguos desde la carpeta IMAP a la Carpeta local.
¡Eso es todo! Tenga en cuenta que su aplicación de correo puede tardar algún tiempo en descargar la copia completa de cada correo electrónico, especialmente si su conexión a Internet tiene una velocidad limitada y si está moviendo una gran cantidad de mensajes. Esto significa que también puede llevar mucho tiempo actualizar el uso del almacenamiento del lado del servidor. ¡Dale tiempo!
Háganos saber si tiene algún problema con estas instrucciones utilizando los comentarios a continuación.
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